Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2021
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE/2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, ed aggiornato alle rettifiche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea 127 del 23 maggio 2018, ai fini della tutela delle persone e altri soggetti in materia di trattamento di dati personali, l’associazione PoliEdro, nel seguito “l’Associazione”, riporta nel presente documento le informazioni fondamentali riguardo al trattamento dei dati personali richiesti ai Soci e riguardo ai dati personali da essi pubblicati liberamente all’interno del tenant Microsoft 365 dell’Associazione.
Per quanto riguarda invece i dati personali acquisiti automaticamente durante la normale navigazione del sito e l’informativa relativa ai cookie, il riferimento opportuno è l’informativa
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Conferimento dei dati
I dati personali dei Soci, conferiti all’Associazione, sono distinti in:
- dati richiesti dall’Associazione, gestiti direttamente e oggetto di effettivo “trattamento dei dati” nel seguito del presente documento;
- dati pubblicati dai Soci, gestiti indirettamente.
I dati richiesti dall’Associazione per diventare Soci e per mantenerne lo status sono: i dati anagrafici; il codice fiscale; i dati relativi alla carriera universitaria presso il Politecnico di Milano (corso di laurea di provenienza e Codice Persona); l’indirizzo e-mail ufficiale del Politecnico di Milano; il numero di telefono. Il conferimento di tali dati è obbligatorio per la corretta registrazione del Socio, e l’eventuale rifiuto alla comunicazione e al trattamento degli stessi comporta la non accettazione della domanda d’iscrizione o la decadenza dello status di Socio se l’interessato è già membro dell’Associazione.
I dati pubblicati dai Soci nel proprio spazio personale, o in qualunque altra sezione del sito web ufficiale dell’Associazione, sono invece conferiti liberamente dai Soci all’Associazione, che li gestisce nella sola misura del mantenimento online del suddetto sito e dunque in modo indiretto. Tali dati sono infatti gestiti autonomamente dai Soci, che ne possono disporre in qualunque momento la modifica e la cancellazione, anche tramite richiesta all’amministrazione del sito.
Finalità del trattamento dei dati richiesti
I dati anagrafici e il codice fiscale vengono acquisiti per adempiere agli obblighi di legge, mentre gli altri dati vengono richiesti per agevolare lo svolgimento delle attività associative.
In particolare, il recapito e-mail funzionerà da canale preferenziale per le comunicazioni tra il Socio e il Consiglio Direttivo dell’Associazione e viceversa, specialmente nel caso di comunicazioni importanti; il recapito telefonico verrà utilizzato, da parte del Consiglio Direttivo, solo per questioni particolarmente urgenti. Il numero di matricola verrà utilizzato per fornire al Politecnico di Milano l’elenco completo e aggiornato dei Soci ai fini dell’iscrizione e del rinnovo dell’iscrizione all’Albo delle associazioni studentesche. I dati anagrafici e relativi alla carriera universitaria potrebbero essere utilizzati, inoltre, al fine di stilare statistiche inerenti agli obiettivi dell’Associazione.
Non verrà inviato ai Soci alcun materiale pubblicitario di enti esterni.
Modalità del trattamento e trasferimento all’estero dei dati richiesti
Il trattamento dei dati richiesti ai Soci avviene prevalentemente attraverso strumenti informatici: il Consiglio Direttivo decide le modalità precise di trattamento, ma sempre garantendo la segretezza e la riservatezza degli stessi.
I dati richiesti non sono trasferiti a paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Accesso ai dati e loro diffusione
Hanno accesso al registro dei dati richiesti ai Soci il Consiglio Direttivo e i Soci che ne abbiano bisogno per l’organizzazione di specifiche iniziative, su autorizzazione del Consiglio Direttivo. Eccezionalmente, alcuni dati potranno essere comunicati a società esterne, ma solo se ciò risulti indispensabile per la partecipazione del Socio a un’iniziativa; in questo caso, il Socio sarà preventivamente contattato per domandare esplicito consenso.
In merito invece ai dati pubblicati dai Soci nella piattaforma Microsoft 365 dell’Associazione solo i dati che il Socio decide di rendere pubblici potranno essere visti dagli altri Soci e Partner che abbiano richiesto un’utenza per la suddetta piattaforma. L’Associazione garantisce un impegno adeguato nel limitare ai soli Soci e suddetti Partner l’accesso alle aree riservate del sito, tuttavia ciò non costituisce garanzia assoluta di riservatezza contro eventuali violazioni, e il Socio è responsabile in termini di legge di ogni dato personalmente pubblicato.
Conservazione dei dati richiesti
I dati richiesti ai Soci sono conservati dall’Associazione per un periodo di tempo superiore alla permanenza del Socio all’interno dell’Associazione, per finalità statistiche e in quanto presenti sul modulo compilato in fase di iscrizione, a sua volta conservato per finalità di archiviazione di pubblico interesse. Entrambe le finalità sono in accordo con l’Art. 5 comma 1e del Regolamento UE/2016/679, e sono perseguite dall’Associazione salvo richiesta da parte dell’interessato di trasferimento o cancellazione dei dati secondo quanto riportato alla sezione “Diritti dell’interessato rispetto ai dati richiesti” del presente documento.
Titolare del trattamento dei dati richiesti
Il Titolare del trattamento dei dati personali richiesti è il Presidente dell’Associazione, che può essere contattato all’indirizzo e-mail presidente@poliedro-polimi.it.
Diritti dell’interessato rispetto ai dati richiesti
In ogni momento il Socio potrà esercitare, ai sensi degli articoli del Regolamento UE/2016/679, il diritto di: chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali richiesti dall’Associazione; ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; chiedere ed ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; chiedere ed ottenere la limitazione del trattamento; chiedere ed ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione; revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; proporre reclamo a un’autorità di controllo.
Per esercitare i suddetti diritti, il Socio può contattare il Titolare del trattamento presso la sede legale dell’Associazione, o contattandolo direttamente via e-mail, o ancora utilizzando l’opportuno indirizzo e-mail ufficiale dell’Associazione hello@poliedro-polimi.it.
Modifiche
L’Associazione si riserva il diritto di modificare parzialmente o completamente il presente documento o di aggiornarne il contenuto, ad esempio a seguito di cambiamenti della normativa applicabile, per dare corso a disposizioni dell’Assemblea dei Soci dell’Associazione o per adeguare il documento alle delibere della medesima Assemblea dei Soci. Il Consiglio Direttivo dell’Associazione pubblicherà eventuali aggiornamenti direttamente sul sito web ufficiale dell’Associazione https://poliedro-polimi.it, segnalando la variazione ai Soci. La nuova versione del presente documento entra in vigore nel momento in cui viene pubblicata dal Consiglio Direttivo sul sito web ufficiale.
Informazioni di contatto
Per qualsiasi domanda inerente al presente documento, per segnalazioni e per reclami, il Titolare del trattamento può essere contattato all’indirizzo e-mail presidente@poliedro-polimi.it.